Лучшие онлайн-решения для управления проектами и CRM для старт-ап компаний

Запуская стартап вы сразу же оказываетесь лицом к лицу перед целым сонмом проблем и задач - от организации работы, разработки продукта до привлечения инвестиций. И если привлечение инвестиций можно отдать на аутсорс опытному профессионалу, то со всем остальным вам придется справляться самому.
Специально для вас десятки компаний разрабатывают решения для бизнеса - от организации работы до системы учета продаж и работы с клиентами. Правильный подбор решений позволит вам избавить себя от колоссальной головной боли, ничего не забыть, все учесть и успеть.

Итак, ниже вы увидите оптимальный набор онлайн-решений для организации работы стартапа. Мы с рассмотрим как платные решения, так и бесплатные. Начнем с управления проектами.

Управление проектами

Приложения для управления проектами позволяют организовать рабочий процесс должным образом. К примеру, одной из ваших задач является разработка продающего сайта. Вы разбиваете эту задачу на чек-лист, назначаете ответственных, задаете сроки и дальше вам остается контролировать выполнение задачи и при необходимости вносить изменения. По понятным причинам, делать это гораздо проще, если вы используете соответствующий софт. Тем не менее, оптимальный выбор решения зависит от типа задач, которые вы ставите перед своей командой. Есть два приложения, которые стоит рассматривать. Первым мы рассмотрим универсальный облачный софт - Trello.

Trello

Одним из явных преимуществ Трелло является удобство. Создавать доски, карточки и настраивать их можно в один клик. Рассмотрим это на примере задачи по разработке сайта.

Итак, нам нужно создать доску для разработки сайта. Выглядеть она будет примерно вот так.
Понятно, что это упрощенная схема и для разработки задачи вам понадобится куда большее количество карточек, но для понимания того, как пользоваться трелло и этого вполне достаточно.

У нас есть следующие элементы интерфейса:

  • Доска - это, по сути, страница для задачи, которая требует выполнения множества подзадач.
  • Колонка - в колонке создаются и редактируются карточки (подзадачи). Здесь колонки нужны для отображения стадии готовности подзадачи, но они также могут создаваться для того, чтобы хранить в себе карточки с разными типами задач (к примеру, колонки YouTube, Twitter, Instagram, если вам нужно готовить контент для разных площадок).
  • Карточка - это как раз и есть определенная подзадача, которую нужно выполнить в рамках большой задачи. Карточки мы рассмотрим подробнее чуть ниже.
Команда - это список людей, которые могут просматривать или изменять доску. Необязательно давать доступ к доске всем сотрудникам. Давайте его только тем, кто непосредственно участвует в проекте.

Карточки

Теперь подробнее рассмотрим карточки - то, с чем вам в основном придется работать. На примере сверху в карточках указано лишь ее название, но на самом деле у нее может быть множество полезных функций и настроек. Смотрим картинку ниже.
Как видите, в карточке полно интуитивно-понятных настраиваемых полей. Рассмотрим самые популярные из них.

  • Участники - в участники можно добавить того, кто непосредственно работает над задачей - это может быть один или несколько человек.
  • Срок - вы можете выставлять дедлайны во всплывающем календаре на любую дату и время.
  • Чек-лист - очень полезная функция, которая позволяет не плодить карточки для простых подзадач - по мере выполнения каждого этапа работы вы просто ставите галочку и тем самым сообщаете всем участникам, что часть задания готова.
Под меню ДОБАВИТЬ НА КАРТОЧКУ вы можете видеть ссылку Установить улучшения - она позволяет добавлять полезные расширения для карточки - календарь, виджет для Slack и многое другое. Ко многим расширениям вы получаете доступ при наличии платного аккаунта.

Цена

Есть хорошая новость - Trello можно пользоваться абсолютно бесплатно. При этом существуют некоторые ограничения.
При этом в вашей команде может быть неограниченное число человек. Это большое подспорье для стартапа.

Есть также платные аккаунты с расширенным функционалом с возможностью автоматизации процессов, улучшенного администрирование и т.д. Цена начинается от 9.99$ в месяц за сотрудника.

Итак, преимущества Trello в его простоте, возможности бесплатного использования и, что немаловажно, в нетребовательности к ресурсам. Даже если у вас медленный интернет, вам будет вполне удобно пользоваться этим инструментом.

Тем не менее, Trello не лучший инструмент, если у вас много проектов по разработке. Для этого вам больше подойдет функционал приложения типа Jira.

Jira

Это приложение с очень богатым функционалом. Вполне возможно, что вам придется потратить пару часов на то, чтобы в нем разобраться, но оно того стоит, если в ваших проектах предполагается выполнение множества сложных задач с подзадачами, особенно если вы выбираете методологию разработки agile.

Как и в Trello, в Jira есть возможность бесплатного использования, но здесь вас ограничивают по времени, а не по функционалу. Помимо канбан-доски, которая есть в Trello, здесь вы можете:

  • создавать техническую документацию - подходит не только для описания софта, но и для бизнес-процессов и регламента работы
  • следить за этапами разработки в режиме онлайн
  • использовать инструменты для поддержки клиентов - Jira Service Desk
  • использовать хостинг сервиса
  • разрабатывать маркетинговую стратегию
  • отслеживать финансовые операции
  • и многое другое
Потенциал JIRA действительно безграничен, но если вы технологический стартап на начальной стадии развития, скорее всего вам пока понадобятся только те модули, которые помогают разрабатывать программный продукт. Здесь вы запросто можете настроить:

  • работу в режиме agile для вашей команды
  • непрерывную интеграцию изменений
  • интеграцию с GitHub
  • уведомления для членов команд по статусу проекта
То есть, у вас будет все для разработки продукта. Однако, есть и задачи, для которых Jira не является лучшим решениям - а именно продажи и работа с клиентами.

CRM для продаж и учета клиентов

CRM (Customer Relationship Management) - это программный продукт, который позволяет настроить удобное взаимодействие с клиентами, а также организовать продажи и учет.

Чем больше у вас клиентов, тем важнее наличие CRM, так как подобное решение позволяет снизить до минимума затрачиваемое время на учет и администрирование. Хорошие CRM-ки также предлагают инструменты для анализа работы вашего отдела продаж. Начнем с бесплатного и довольно популярного инструмента Bitrix. Нужно отметить, что CRM для продаж не единственный продукт компании, но рассмотрим мы именно его.

Bitrix

Битрикс предлагает неограниченный по времени бесплатный доступ для 12 пользователей с ограничением хранения данных в 5 ГБ. Этого вполне достаточно для любого стартапа или малого бизнеса.

Вот так выглядит главная страница модуля CRM c открытой вкладкой Сделки.
Тем не менее, начинать вы будете не с нее, а с вкладки Контакты.
Здесь хранится база контактов - поставщики, партнеры, клиенты, подрядчики - существует множество полей для контакта, которые вы можете заполнить - от предпочтительного способа связи (мессенджеры, телефон, социальные сети, почти и др.) до варианта обращения к контакту.

На скриншоте вы видите красную стрелочку указывающую на строчку Нет контактов, требующих оперативной реакции. Для каждого контакта вы можете назначить задачи (позвонить, написать, сделать поставку и т.д.). В случае если в базе есть контакты, по которым нужно срочно что-то сделать, вы увидите соответствующее уведомление в этом поле.

На странице Контакты есть также вкладка Отчеты.
На скриншоте вы видите демо-отчет. Вы можете добавлять любые отчеты по динамике в виде диаграмм, графиков и столбцов. Отчеты формируются автоматически на основании данных в вашей CRM.

На вкладке Задачи и Проекты в боковом меню вы можете создавать проекты, назначать ответственных за выполнение и контроль и формировать задачи. Все модули в Битриксе взаимосвязаны между собой и если вы формулируете задачу для сотрудника A позвонить клиенту B в определенный час, это будет отражено в отчете, в карточке клиента, в профиле сотрудника, а также в вашем профиле, куда вы получите уведомление о выполнении или срыве сроков задачи.

Ведение подобной CRM имеет смысл при условии, что у вас, к примеру, больше 10 клиентов или контрагентов другого рода. До того как вы начнете продавать свои услуги или сотрудничать с несколькими компаниями сразу, заводить CRM бессмысленно. Рассмотрим еще один аналог CRM - AmoCRM.

AmoCRM

Функционал AmoCRM во многом схож с Bitrix, здесь вы также можете составлять базу клиентов, назначать задачи сотрудникам и проводить аналитику. В AmoCRM у вас есть бесплатный пробный период, который длится 2 недели. По истечении пробного периода вы можете выбрать один из тарифных планов:
Принципиальная разница между Битриксом и Амо состоит в более широких возможностях интеграции с другими сервисами благодаря наличию собственного API.
Это очень удобно, если вы используете несколько каналов общения и лидогенерации, так как позволяет вам не морочиться с переносом контактных и других данных клиентов вручную.

Итог

Наличие онлайн-инструментов для организации работы стартапа (особенно если у вас есть удаленные сотрудники) - это MUST HAVE. При этом совсем необязательно начинать со сложных и дорогих программных продуктов, особенно если вы пока еще не до конца представляете себе как в них работать. Лучшим решением будет попробовать наиболее универсальные и недорогие продукты, и у вас всегда будет возможность перейти на другой софт без особых потерь.
Получите концентрат моего опыта и информацию об интересных мероприятиях. Без воды и спама.
подпишитесь на меня в соцсетях